Meningkatkan Akurasi Data Dengan Data Validasi Excel

Spread the love

Data validasi di Excel merupakan fitur yang digunakan untuk validasi terhadap data dengan memastikan bahwa data yang dimasukkan pada sel telah memenuhi suatu kriteria yang ditentukan.

Data validasi umum digunakan sebagai cara untuk meningkatkan akurasi data pada Excel, sehingga bisa meminimalisir kesalahan saat input data. Sebelum masuk pada cara membuat data validasi di Excel, kenali terlebih dahulu “Data Validation Window”.

Data Validasi Window

Data validasi Window atau jendela data validasi perlu dipelajari agar bisa membuat data validasi Microsoft Excel. Untuk menemukan jendela data validation, Anda perlu klik tombol “Data Validation” yang terletak pada ribbon “Data”.

Jendela data validasi ini memiliki 3 bagian atau 3 tab yang perlu Anda ketahui fungsinya:

1. Settings

Tab Settings berisi opsi kriteria yang ingin digunakan saat membuat data validasi.

  • Allow

Merupakan kolom berisi daftar kriteria data yang divalidasi, antara lain:

– Custom: formula khusus dari sel.

– Date: rentang tanggal.

– Decimal: data bilangan desimal.

– List: daftar teks/angka.

– Text length: panjang digit / karakter data.

– Time: rentang jam tertentu.

– Whole number: data bilangan bulat.

  • Ignore Blank

Berguna untuk mengabaikan sel kosong yang tidak berisi data jika Anda mencentang cek boxnya.

  • Apply these changes to all other cells with the same settings

Cek box untuk menimpa semua pengaturan data validasi sesuai range yang telah dipilih. Opsi ini bisa aktif apabila sebelumnya range telah memiliki data validasi.

  • Data

Sebuah kolom untuk mengisi rentang data yang akan digunakan saat validasi data. Di dalamnya terdapat beberapa pilihan, seperti

– between, di antara rentang data

– not between, bukan pada rentang data yang diinput

– equal to, data sama dengan data lainnya

– not equal to, data tidak sama dengan data lainnya

– greater than, data lebih dari data lainnya

– less than, data kurang dari data lainnya

– greater than or equal, data lebih dari/ sama dengan data lainnya

– less than or equal, daga kurang dari/ sama dengan data lainnya

Lihat juga : Buat Grafik Data Penjualan Menarik Dengan Excel

2. Input Message

Merupakan tab yang menampilkan teks saat Anda hendak melakukan input data ke dalam sel yang divalidasi. Pada tab ini ada beberapa bagian yang perlu Anda isi, seperti:

  • Show input message when cells is selected

Cek box untuk memberikan pilihan apakah Anda ingin menampilkan pesan atau tidak ketika sel dilakukan input data.

  • Title: Judul pesan ketika input data pada sel.
  • Input message: Isi pesan saat akan input data.

3. Error Alert

Merupakan tab untuk pengaturan tentang peringatan yang ditampilkan apabila data yang dimasukkan pada sel tidak sesuai Kriteria Validasi.

  • Show error alert after invalid data is entered

Cek box untuk menampilkan/tidak pesan berisi kesalahan atau error message jika data yang dimasukkan pada sel tidak sesuai kriteria validasi.

  • Style: lambang yang muncul dengan pesan error message.
  • Title: judul error message.
  • Error message: isi pesan kesalahan.

Membuat Data Validasi

1. Membuat Data Validasi Kriteria Numerik

Opsi yang termasuk dalam kriteria numerik adalah Whole Number, Decimal, Date, Text Length, dan Time.

Misalnya Anda akan membuat data validasi dengan kisaran nilai 85-100, maka:

  • Pilih range, baris dan kolom yang hendak divalidasi
  • Klik tombol Data Validation

Pada tahap ini, silahkan pilih opsi kriteria validasi di tab Settings. Anda bisa memilih kriteria Whole number dan isi kolom between minimal 85 dan maksimal 100.

  • Tulis pesan input di Input Message

Isi Tittle dengan “Nilai”, kemudian Input Message dengan “Masukkan 85-100”.

  • Tulis pesan error di Error Alert.

Isi Tittle dengan “Error”, kemudian Input Message dengan “Harus 85-100”.

  • Klik Ok.
  • Masukkan data.

2. Membuat Data Validasi Kriteria Teks

Kriteria data validasi yang termasuk teks adalah kriteria List. Untuk menemukannya, Anda bisa dengan masuk jendela Data Validasi, pilih kriteria pada kolom Allow, pilih List.

Misalnya saat Anda membuat jadwal rapat bulanan untuk enam bulan pertama, maka validasi data akan menggunakan isi sel dengan data enam bulan pertama, seperti Januari, Februari, Maret, April, Mei, dan Juni. Cara membuatnya yaitu dengan:

  • Memilih range data, yaitu kolom atau baris yang akan dilakukan validasi.
  • Klik tombol Data Validation di ribbon Data

Berdasarkan data, maka kriterianya adalah List dengan mengisi data pada kolom source (contoh: nama hari kerja) yang bisa diinput manual (tiap list dipisah dengan simbol koma) atau bisa juga melakukan referensi pada sel.

  • Tulis pesan input di Input Message.

Isi Tittle dengan “Bulan”, kemudian Input Message dengan “Masukkan Enam Bulan Pertama”.

  • Tambah pesan error di Error Alert.

Isi Tittle dengan “Maaf”, kemudian Input Message dengan “Tidak Termasuk Enam Bulan Pertama”.

  • Klik Ok.
  • Masukkan data.

Selain contoh di atas, Anda bisa membuat data validation menggunakan kriteria lain, seperti Custom ataupun Data Validasi Bertingkat.

Kesimpulan

Dengan memanfaatkan fitur Data Validasi di Excel, maka kemungkinan Anda melakukan kesalahan saat melakukan input data bisa diminimalisir. Sehingga akurasi data bisa lebih ditingkatkan.

Lihat juga : 10 Tips Mahir Excel Untuk Karyawan Kantor